Veileder for forskere på Svalbard

---

Søknadsfrister
Det er fire faste søknadsfrister i året for forskningsaktivitet på Svalbard. Fristene er:

• 15 januar for feltarbeid i mars, april og mai.
• 1 mars for feltarbeid i juni, juli og august.
• 1 juli for feltarbeid i september, oktober og november.
• 1 oktober for feltarbeid i desember, januar og februar.

En rekke aktiviteter er søknadspliktige på Svalbard. Både svalbardmiljøloven og forskrifter gitt med hjemmel i loven, har en rekke bestemmelser om flora, fauna, kulturminner, arealplanlegging og ulike typer virksomhet med konsekvenser for miljøet – slik som ferdsel, inngrep og forurensning.

Det er ikke all forskningsaktivitet på Svalbard som er søknadspliktig. Om et tiltak krever tillatelse avhenger av hvor omfattende tiltaket er, om det berører kulturminner, og hvilken påvirkning det har på naturmiljøet. Mindre, midlertidige installasjoner uten terrenginngrep eller vannprøver og mindre steinprøver er eksempler på tiltak som ikke krever tillatelse. 

Det er viktig å sette seg inn i svalbardmiljølovens bestemmelser før man setter i gang forskningsaktivitet på Svalbard. 

Registrering og rapportering 
Forskningsprosjekter på Svalbard skal registreres i databasen «Research in Svalbard (RiS)», med all etterspurt informasjon uansett om de er søknadspliktige eller ikke. Prosjektlederen har selv ansvar for å undersøke om det er andre prosjekter i databasen som det kan være hensiktsmessig å samarbeide med.

Søknad om forskningstillatelse må sendes til Sysselmesteren på Svalbard gjennom RiS-databasen. En slik søknad vil omfatte både forskningen i seg selv, ferdsel og eventuelle leiropphold under feltarbeidet.

Også rapportering etter endt feltarbeid skal gjøres gjennom RiS-databasen. Alt innsamlet materiale og data fra prosjektet skal rapporteres. Data skal være av en kvalitet som gjør dem tilgjengelige, gjenfinnbare, samhandlende og gjenbrukbare i tråd med de internasjonale FAIR-prinsippene.

Melding og rapportering av turopplegg 
Du har meldeplikt dersom du skal på feltarbeid utenfor Forvaltningsområde 10 (se FOR-1991-10-18-671 §3 bokstav c).

Det stilles krav til innholdet i en slik melding, og den skal sendes elektronisk via Sysselmesteren sitt meldeskjema (https://skjema.no/sysselmesteren/individuelle).
En gruppe kan sende inn et felles meldeskjema.

Feltarbeidet skal ikke starte før man har mottatt svar på meldingen fra Sysselmesteren. Etter avsluttet feltarbeid skal feltdøgn registreres i eget rapporteringsskjema. (https://skjema.no/sysselmesteren/turrapportering).

Innenfor forvaltningsområde 10 er det ingen spesiell registrering for reisende.

Deltakere i feltarbeidet 
Av hensyn til blant annet sikkerhet, trenger Sysselmesteren å vite hvem som deltar i feltarbeid på Svalbard. Det er viktig at alle deltakere er omfattet av RIS-registreringen og i en eventuell melding om turopplegg.

Feltperiode og lokalitet 
Av hensyn til både sikkerhet og naturmiljø trenger Sysselmesteren å vite hvor og når feltarbeidet pågår.

De planlagte feltarbeidene må registreres i RiS-databasen, og det skal registreres et feltarbeid per lokasjon. Hvis du skal gjennomføre feltarbeid på flere lokaliteter, må du forsikre deg om at alle registreres.

Angi spesifikt område for feltarbeidet i databasen, og vær så presis som mulig. Husk at feltperioden(e) ikke nødvendigvis er de(n) samme som prosjektperioden (den totale perioden prosjektet pågår). 

Det er viktig å ta stilling til om feltarbeidet vil foregå innenfor restriksjonsområder, og om det eventuelt finnes alternative lokaliteter eller perioder man kan benytte seg av. Prosjekter som like gjerne kan utføres utenfor vernede områder, skal lokaliseres utenfor verneområdene.

Hvis du likevel ønsker å gjennomføre feltarbeid innenfor nasjonalparker eller naturreservater, må du forholde deg til verneområdenes forskrifter. Det gjelder ulike forskrifter for de ulike verneområdene. Ferdsel og feltarbeid i slike områder krever som regel tillatelse fra Sysselmesteren. Du må søke om dispensasjon fra konkrete bestemmelser, og begrunne hvorfor arbeidet må utføres i verneområdet. I noen verneområder er det ferdselsforbud hele eller deler av året.

Flora 
Det er i utgangspunktet forbudt å skade eller plukke planter på Svalbard. Innsamling av planter til forskning eller undervisning er tillatt dersom dette ikke gjør vesentlig inngrep i bestanden på stedet. All innsamling av flora som kan gjøre vesentlig inngrep i bestanden på stedet krever tillatelse fra Sysselmesteren. 

Både import og flytting av planter krever tillatelse fra Miljødirektoratet. Ved eksport av plantemateriale fra Svalbard til fastlandet er det ikke nødvendig med egen tillatelse for naturlig forekommende planter fra Svalbard. Ved eksport av andre planter må du kontakte Sysselmesteren. For eventuell videretransport til andre land, må du ta kontakt med tollmyndighet i vedkommende land.

Fauna 
Reglene som gjelder forstyrrelse av dyreliv er svært strenge, og omfatter også håndtering og innsamling. Det er forbudt å flytte på fallvilt, selvdøde dyr eller deler av slike dyr. Unntaket er naturlig felte gevir av rein. Meld ifra til Sysselmesteren dersom du gjør interessante funn. 

All forstyrrelse av fauna krever tillatelse fra Sysselmesteren etter § 30 i svalbardmiljøloven. Unngå alle unødvendige forstyrrelser. 

Håndtering, merking og instrumentering av dyr skal ha godkjenning fra Mattilsynet før søknaden sendes til Sysselmesteren. Behandlingstiden hos Mattilsynet kan være lang, og du må derfor beregne god tid. 

Flytting av fauna krever tillatelse fra Miljødirektoratet. Det samme gjelder for import av fauna til Svalbard.

For eksport av zoologisk materiale gjelder ulike bestemmelser, og en del krever godkjenning av Mattilsynet. Miljødirektoratet behandler søknader om eksport av materiale fra CITES-listede arter.

Kulturminner 
Alle faste og løse kulturminner fra før 1946 er automatisk fredet. Fredningen omfatter alle spor etter menneskelig virksomhet som bygninger og anlegg (både stående, ruiner og tufter), graver samt alle andre strukturer og gjenstander laget av mennesker. Menneskegraver er fredet uansett alder, og det samme gjelder for skjelettrester fra hval og hvalross på slakteplasser, samt skjelettrester av isbjørn ved selvskuddkasser. 

Rundt alle faste kulturminner er det en 100 meter sikringssone i alle retninger. Sikringssonen er like fredet som selve kulturminnet. Både kulturminner og sikringssoner vises i kartet i RiS-databasen (husk å zoome godt inn for å se disse).

Det er forbudt å sette opp leir og brenne bål innenfor sikringssonen. Det er heller ikke lov å flytte på automatisk fredete kulturminner, selv om de blir funnet på stranda eller andre utsatte steder. Er du i tvil, skal du legge til grunn at gjenstanden er fredet. 

Dersom feltarbeidet berører fredete kulturminner eller sikringssoner rundt disse, må du søke om dispensasjon fra svalbardmiljøloven. Søknaden må inneholde detaljert informasjon om alle planlagte fysiske inngrep i området med fredete kulturminner og tilhørende sikringssoner: 

Forskningsinstallasjoner: plassering (koordinater eller detaljert kartutsnitt som viser alle installasjonene), størrelse og fundamenteringstype. 

Prøvetaking: type prøver, antall og volum, plassering, størrelse og dybde på prøveruter, om det skal det tas ut prøver fra fredete kulturminner (bygninger, anlegg, strukturer og lignende), og om prøvene føres ut av Svalbard for analyse. 

Leir: nøyaktig plassering og størrelse (antall telt og andre innretninger/konstruksjoner) 

Søknaden skal sendes til Sysselmesteren som utarbeider en tilrådning før den sendes videre til Riksantikvaren. Det er Riksantikvaren som fatter vedtak i slike saker, og det må beregnes god tid før søknaden blir ferdig behandlet. 

Geologi / terrenginngrep /seismikk 
Det er i utgangspunktet ikke nødvendig med tillatelse for innsamling av løse steiner, men undersøk ev. verneforskriften som gjelder for det området man skal hente ut prøvene fra. Det er noe ulik regulering i de ulike verneområdene. Innsamlingen kan ikke være så omfattende at den påvirker naturmiljøet i området. Større innsamlinger er derfor søknadspliktige.

Innsamling av fossiler er kun tillatt utenfor verneområder, og er søknadspliktig i verneområdene.

For geologisk arbeid som involverer terrenginngrep som er større enn 20x20 cm, trenger du tillatelse fra Sysselmesteren. Dersom terrenginngrepet berører kulturminner eller sikringssonen til kulturminner, vil inngrepet være søknadspliktig (se avsnitt om kulturminner). 

Jord-, is-, snø, vannprøver og sedimentprøver
Mindre jordprøver (< 1 l og færre enn 10) og uttak av iskjerner fra breer krever i utgangspunktet ikke tillatelse. Det samme gjelder for uttak av is- og snøprøver eller vannprøver (salt- og ferskvann). For mer omfattende uttak av prøver kreves det tillatelse. Det er også nødvendig med tillatelse ved uttak av iskjerner dersom det skal tas i bruk maskinelt eller motorisert utstyr.

Dersom uttak av prøver berører områder med fredete kulturminner, er aktiviteten alltid søknadspliktig (se avsnitt om kulturminner).

Forurensing
Ingen må ha, eller gjøre noe som kan medføre fare for forurensning til naturmiljøet, og det er forbudt å slippe ut miljøgifter i miljø. Det betyr i praksis at det ikke er tillatt å slippe ut noen stoffer eller produkter i naturen som kan medføre risiko for skade på miljøet. Dersom det skal benyttes stoffer eller produkter som kan ha miljømessige konsekvenser, så er dette søknadspliktig.

Informasjon om et stoff eller produkt er skadelig for miljøet fremgår blant annet av produktdatabladets merking og klassifisering. 

Drivstofflagring 
Hvis du planlegger å etablere et drivstoffdepot på Svalbard, trenger du tillatelse fra Sysselmesteren. Du trenger også tillatelse for å sette ut jerrykanner.

Du kan søke elektronisk om drivstoffdepot gjennom Sysselmesterens nettsider. Du må også legge inn etablering av drivstoffdepot i søknaden som du sender til Sysselmesteren via RiS-databasen.

Drivstoffdepotet må ikke plasseres i nærheten av fredete kulturminner eller innenfor sikringssoner til disse (se avsnitt om kulturminner).

Installasjoner – utsetting og innhenting 
Alle større installasjoner utenfor planområdene krever tillatelse fra Sysselmesteren. Alle installasjoner skal registreres i RiS-databasen. Oppgi nøyaktig lokasjon på kart, og gi en beskrivende plan for utsetting og innhenting.

Tiltak og installasjoner innenfor planområdene skal være i tråd med arealplanen og eventuelt ha tillatelse fra planmyndigheten. De tre største bosetningene på Svalbard; Longyearbyen, Ny-Ålesund og Barentsburg og områdene rundt, reguleres av arealplaner.

Undersøk derfor først om tiltaket er i tråd med gjeldende arealplan, og send inn melding eller søknad til planmyndigheten. Er du i tvil, ta kontakt med Longyearbyen lokalstyre i Longyearbyen, Kings Bay AS i Ny-Ålesund og Sysselmesteren for tiltak i Barentsburg.

Foruten Longyearbyen lokalstyre i Longyearbyen er Sysselmesteren planmyndighet i planområdene. Planmyndigheten kan også hjelpe deg ved praktiske spørsmål. Installasjoner og andre tiltak skal også ha tillatelse fra grunneier, og det er søkers ansvar å ev. sikre tillatelse fra grunneier.

Alle installasjoner skal merkes med eier, periode og RiS ID (RiS prosjekt og installasjonsnummer). Dersom installasjonen skal plasseres i et område med fredete kulturminner, er dette alltid søknadspliktig (se avsnitt om kulturminner).  

Transport /motorferdsel
Avhengig av transportbehov og metode vil du kunne trenge flere tillatelser. Merk at tillatelser er nødvendig for alle helikopterlandinger og dropp av last, også på sjøis eller på fartøyer.

Det er viktig at transporten planlegges grundig, slik at søknadene og tillatelsene dekker behovet. Det er meldeplikt for all ferdsel utenfor område 10. For snøskuterkjøring utenfor område 10, må alle tilreisende ha tillatelse fra Sysselmesteren.

Merk at det er forbud mot motorferdsel i definerte områder på land og sjøis fra 1. mars. Det oppfordres til å legge forskningsaktivitet utenom disse områdene i tiden med motorferdselsforbud. Dersom det er nødvendig for å gjennomføre forskningen, må det omsøkes i RiS.

Bruk av båtmotor på ferskvann må omsøkes.

Droner / UAV
Både svalbardmiljøloven og verneforskriftene har regler om bruk av droner. I perioden 1. april til 31. august er det ikke lov til å fly droner nærmere enn 500 meter fra fuglefjell, og i verneområdene er det et generelt forbud mot bruk av droner. I tillegg foreligger et generelt forbud mot å forstyrre dyrelivet på Svalbard. 

Dersom du skal fly drone må du sette deg inn i, og følge reglene for droneflyvning. Det er Luftfartstilsynet som forvalter bestemmelsene om droner og modellfly: Drone (luftfartstilsynet.no).  

Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM) og Datatilsynet gir informasjon om hvilke regler som gjelder for filming og fotografering fra luften. Mer informasjon finner du her: Luftbårne sensorsystemer - Nasjonal sikkerhetsmyndighet (nsm.no) og her: Droner - hva er lov? | Datatilsynet. 
 

I Longyearbyen og Ny-Ålesund er det ikke tillatt å fly droner nærmere lufthavnen enn 5 km, med mindre du har fått tillatelse fra flytårnet. Piloten må selv innhente tillatelse for hver flyvning.

Ny-Ålesund har i tillegg en sone på 20 km rundt byen med radiostillhet. Dette betyr at det i praksis er forbud mot å fly droner Ny-Ålesund og i hele Kongsfjorden. For å kunne fly drone i Ny-Ålesund må det derfor søkes om tillatelse fra Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (NKOM). I forkant av søknaden må Kartverket kontaktes slik at droneflyvningen koordineres med planlagt lytteaktivitet.

For mer informasjon om radiostillhet kontakt Kings Bay AS, NKOM og Kartverket. Nyttig informasjon finner du også her: Regler for UAV (kingsbay.no) og her: Bruk av UAS | Ny-Ålesund Research Station (nyalesundresearch.no)

Leir og telting
Krav til leiropphold og telting er regulert i både Svalbardmiljøloven og i forskrift om leiropphold på Svalbard (leirforskriften).

All telting i regi av forsknings- og utdanningsvirksomhet krever tillatelse fra Sysselmesteren. Forskere søker via søknadsskjemaet i RIS-portalen. Telting og leiropphold som krever søknad til Sysselmesteren, skal sikres med våken og organisert isbjørnvakt når det er personer i leiren. 
 
Husk kravet om avstand til faste kulturminner med sikringssoner. Disse er markert i kartet i RiS-databasen (se avsnitt om kulturminner). 

Telting eller leiropphold skal gjennomføres slik at skade eller slitasje på vegetasjon i størst mulig grad unngås. Telt og andre installasjoner skal så langt som mulig legges på vegetasjonsfri mark. 

Sikkerhet
Enhver som ferdes utenfor bosettinger, med unntak for tilreisende og fastboende som er med i organisert turopplegg, plikter å ha kunnskap om sikring mot isbjørnangrep. Det skal iverksettes nødvendige tiltak for å unngå fare for angrep fra isbjørn og for å kunne avverge et slikt angrep uten å skade eller avlive dyret.

Det er påbudt å sikre leirplassen mot isbjørn, og det er krav om våken og organisert isbjørnvakt så lenge det er personer i leiren.

Du må gjøre deg kjent med mulige farer på Svalbard, samt aktuelle forebyggende sikkerhetstiltak. Vær sikker på at du er kjent med bruk av våpen og signalpistol. Vi anbefaler alle som skal ut i felt å ta et sikkerhetskurs. Forsvarlig omgang med våpen er viktig, både for din egen, andre menneskers, og isbjørnens sikkerhet. 

Du må ha med nødpeilesender ved all ferdsel utenfor forvaltningsområde 10, og Sysselmesteren skal vite identiteten til senderne. Dette kommer frem av meldeskjemaet. 

Forsikring 
Individuelle reisende skal normalt ha forsikring eller bankgaranti som dekker eventuelle søk, redningsoperasjoner og syketransporter (search and rescue - SAR) som måtte bli nødvendig i forbindelse med turer på Svalbard. Det forventes derimot at forskere og studenter er dekket gjennom at forskningsinstitusjonene er selvassurandører, og det kreves derfor ikke egen SAR-forsikring for forskere som skal ut i felt. 

Visumplikt 
Dersom du har visumplikt til Schengen, må du søke om visum i god tid før reisen. Søknad framsettes for nærmeste norske ambassade eller konsulat. Ved innreise til Svalbard forlater man Schengen-territoriet, og det er derfor viktig at det søkes om tillatelse til å reise inn i Schengen to ganger, én gang på reise opp til Svalbard og én gang på hjemreisen. Du finner med informasjon på Utlendingsdirektoratets nettsider.